Entenda o que é automação de notas fiscais e porquê usar

Você, dono de loja física ou e-commerce, já aplicou o sistema de automação de notas fiscais no seu negócio? Se a resposta for não, não se preocupe! No artigo de hoje, o Nota Simples explica os benefícios de aderir a um gerenciador de nota fiscal eletrônica na sua rotina. Afinal, existe uma Lei de Obrigatoriedade de Emissão de Nota Fiscal, que salienta que todas as empresas que comercializam um produto devem emitir a NF-e. Ficou curioso? Continue a leitura e seja um expert em gestão de NF-e.

Afinal, o que consiste a automação de notas fiscais?

A automação de notas fiscais é um sistema gerenciador de nota fiscal eletrônica. Afinal, é de extrema importância a emissão da NF-e. Com esse sistema, é possível tornar a emissão de NF-e imediata, sem precisar digitar dados com o lançamento manual. Com a gestão de NF-e, as informações necessárias serão lançadas automaticamente na nota, como:

• data de emissão ou recepção;
• notas de entrada, saída ou ambos;
• emitentes;
• destinatários;
• número da nota;
• chave de acesso;
• CFOP;
• notas canceladas;
• emitentes do simples nacional.

Além disso, ao emitir notas fiscais para outras cidades, deve-se realizar uma breve pesquisa, pois cada Prefeitura tem a sua especificidade, diferenciando o processo dos demais. Sendo assim, com o gerenciador de NF-e. você deixa todas essas burocracias nas mãos do software escolhido para realizar a gestão de NF-e.

Quais são os benefícios do sistema gerenciador de NF-e?

1- Redução de erros

Devido ao lançamento manual, qualquer número escrito errado pode comprometer a emissão de notas fiscais e o pagamento de impostos. Pensando nisso, com a automação de notas fiscais, existe toda uma configuração inicial no software que reduz riscos de erros, minimizando as consequências futuras.

2- Aumento da produtividade

Com o gerenciador de nota fiscal eletrônica, seus funcionários e toda a empresa ganham no quesito produtividade. Isso porque com o sistema de automação de notas fiscais, não haverá a necessidade de preencher dados cadastrais de clientes e enviá-los por email a eles, um de cada vez.

3- Realização de cálculo automático de impostos

O gerenciador de NF-e também ganha destaque para as burocracias relacionadas a impostos. Nesse sentido, a emissão da nota fiscal correta contribui para o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviço). Aliás, quem não pagar esses impostos em dia, estará cometendo o crime de Sonegação de Impostos.

4- Otimização da gestão do tempo

Com a gestão de NF-e personalizada para o seu estabelecimento, você terá direito a um banco de dados virtual com filtros, como dia, mês, ano e nome do cliente. O intuito é facilitar o acesso aos documentos em segundos, diferentemente dos arquivos físicos tradicionais, que demandam muito mais tempo dos funcionários.

5- Importação de notas do site da Secretaria da Fazenda

Com o software de automação de notas fiscais é permitido realizar o armazenamento de arquivos XML e validação desses arquivos na Secretaria da Fazenda. Além disso, quando há instabilidade no sistema desse órgão, o gerenciador de NF-e se responsabiliza pela tentativa de emissão de notas fiscais mal sucedidas.

6- Integração com meios de pagamentos

Outra vantagem da automação de notas fiscais é que ela se adapta juntamente aos meios de pagamento. Isto é, a maneira em que o consumidor irá realizar o pagamento em sua loja é um dos fatores decisivos para que a compra seja realizada. Sendo assim, a gestão de NF-e realiza sua emissão para cada venda feita no seu negócio. Confira os meios de pagamento mais tradicionais:

• dinheiro;
• boleto bancário;
• cheque;
• cartão de crédito;
• cartão de débito.

7- Melhoria da gestão estratégia do negócio

Com a aplicação do sistema gerenciador de nota fiscal, é possível acumular informações concisas a respeito de todas as suas vendas feitas ao longo do ano e acerca de impostos tributários. Em outras palavras, com a automação de notas fiscais, é mais fácil compreender todo o seu lucro. Ou seja, o quanto sua empresa vem ganhando e o que ela vem pagando, como salários, manutenção da infraestrutura, custos com fornecedores, entre outros.

Será que meu negócio precisa de uma gestão de NF-e?

1- Você realiza mais de 5 vendas por dia?

Se você realiza mais de 5 vendas, em uma matemática básica, no fim do mês, você emitirá cerca de mais de 100 NF-e ao mês. Sendo assim, a automação de notas fiscais melhoraria a gestão interna dentro da sua empresa.

2- Você e o contador da empresa não tem uma boa comunicação?

O gerenciador de NF-e auxilia na melhor interpretação dos dados e número pelos funcionários, contador e CEO da empresa. Dessa maneira, com a plataforma de gestão de NF-e, é possível fazer análises mais assertivas de todos os documentos emitidos, avaliando alcance total ou parcial dos resultados obtidos.

3- Já teve problemas com impostos?

Se você já teve problemas com recolhimento de impostos, é chegada a hora de optar pela automação de notas fiscais. Com o sistema de gestão de NF-e, a ineficiência em emissão de notas fiscais será resolvida com a prática da automação.

4- Conta com um funcionário exclusivo para emitir notas fiscais?

Devido à automação de notas fiscais, o funcionário responsável por esse processo poderá cuidar de outras demandas mais práticas e estratégicas dentro da empresa.

Automação de notas fiscais é um sistema seguro?

Antes de definir uma plataforma de gestão de NF-e para o seu negócio, pesquise a fundo sobre a empresa desenvolvedora do software. Por exemplo, nós da Nota Simples, disponibilizamos um Termo de Política de Privacidade e Segurança sobre o nosso sistema. Além disso, verifique todas as especificidades do gerenciador de NF-e e confirme se elas satisfazem as demandas do seu negócio. Confira as funcionalidades de nosso sistema:

• armazenamento: estoque seguro das NFes de entrada e de saída;
• DANFe completo: e-mail com os arquivos PDF e XML é enviado automaticamente para o destinatário da nota;
• vigilante NF-e: receba de forma automática as notas emitidas para o CNPJ da empresa;
• usuários adicionais: não há limite de usuários que podem acessar o sistema.

Conheça o sistema gerenciador de NF-e do Nota Simples!

Ficou interessado na automação de notas fiscais? Conte com o software gerenciador de NF-e do Nota Simples. Somos uma empresa especializada em emissão de notas fiscais, emissão de boletos e controle de estoque. Entre em contato conosco e conte com a expertise do nosso sistema! Esse conteúdo foi útil? Acompanhe mais informações no blog do Nota Simples! Até a próxima!