Formas de resolver a duplicidade em Nota Fiscal Eletrônica

Você já passou pela situação de ter duplicidade de NF-e no sistema? Não se preocupe. Às vezes na correria do dia a dia, alguns erros podem passar batidos aos nossos olhos e ao software de emissão de nota fiscal. Por esse motivo, no artigo de hoje, o Nota Simples esclarece suas dúvidas acerca desse problema de lançamento de documento fiscal. Continua a leitura!

Afinal, o que é duplicidade de NF-e?

Primeiramente, vamos entender o que é uma nota fiscal duplicada. Vamos lá, a duplicidade de NF-e é um erro comum no momento da emissão de nota fiscal. Acontece quando a SEFAZ rejeita o documento porque já existe a mesma numeração lançada anteriormente no banco de dados.

Quais os tipos de rejeições que podem ocorrer?

Rejeição 204

O primeiro caso de rejeição ocorre quando uma NF-e, com o mesmo número, série e chave de acesso, é enviada duas vezes para a validação da SEFAZ. Existem alguns motivos por trás da recusa, sendo os mais comuns:

• quando há instabilidade na resposta dos servidores da SEFAZ;
• quando o cliente, após enviar a nota fiscal para a validação da SEFAZ, a desbloqueia, altera algum dado da nota e tenta reenviá-la novamente.

Rejeição 539

Já o segundo caso ocorre quando a Sefaz já autorizou uma nota com o mesmo CNPJ emitente, modelo, série e número, mas a data de emissão, tipo de emissão ou código numérico ou outras posições da chave de acesso são diferentes. Vale ressaltar que cada nota fiscal possui uma chave única de identificação. A partir disso, nessa codificação estarão presentes as seguintes informações:

• CNPJ do emitente;
• série do documento fiscal eletrônico;
• número do documento fiscal eletrônico;
• tipo de emissão.

4 motivos que geram duplicidade de NF-e

Agora que você já sabe o que é duplicidade de NF-e, os tipos de erros e como ocorrem, veja as causas que geram essa confusão de informações:

• problemas de conexão — se a internet estiver lenta no momento da emissão, pode ser que alguma informação se perca e aconteça esse erro;
• instabilidade no sistema da Sefaz — quando o servidor está com problemas de processamento;
• numeração idêntica de NFe — ao tentar lançar uma nova nota com uma numeração antiga já existente, ocorre o erro de NF-e duplicada;
• não esperar o retorno da Sefaz — toda vez que lançamos uma nota, recebemos o retorno da Sefaz. Se lançarmos a mesma nota várias vezes, pode gerar duplicidade;
• gerenciador de NF-e inadequado — as empresas tem optado pela automação de notas fiscais, porém, muitas das vezes, o software pode ser ineficiente para sua demanda.

Como resolver esse problema?

Em primeiro lugar, fique tranquilo que a duplicidade de NF-e é um erro fácil de ser corrigido. Basta editar a nota e alterar o campo do número da NF-e para um número maior ao último utilizado pela sua empresa para emissão das notas. Essa solução serve para os dois casos de rejeição.

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