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Veja 6 erros comuns na emissão de nota fiscal abaixo!
1- Não conhecer as diferentes naturezas e CFOP
Toda pessoa ou empresa que emite NF precisa conhecer as diferentes naturezas de operação em notas fiscais. Isso porque elas são as responsáveis por comprovar a função da nota emitida. Se ela for identificada de forma errada pode haver confusão na hora de despachar um produto, por exemplo. A mesma coisa acontece quando falamos de CFOP. Ele é um número composto de 4 dígitos. Serve para identificar:- a natureza;
- se a nota é de entrada ou saída;
- se a transição ocorrerá no município, Estado ou, até mesmo, no exterior.
2- Preenchimento incorreto dos dados
Um dos erros comuns na emissão de nota fiscal é o preenchimento incorreto dos dados. Isso pode ocorrer por falta de atenção. Inclusive, o cliente pode não aceitar a nota fiscal se os dados não estiverem corretos, por exemplo. Como o cancelamento só pode ocorrer até 24 horas, será necessário emitir a NF de Devolução. Em outro caso, existe a opção, também, de recorrer à Carta de Correção, um documento digital voltado ao ajuste de imprecisões na primeira nota. Para evitar a necessidade de revisar e corrigir o documento ou gerar problemas para empresa, é interessante que o emissor tenha atenção. Busque preencher as informações de forma correta na primeira vez e revise a nota antes da emissão. Confira um checklist básico de campos que devem ser verificados:- datas;
- preços;
- prazos;
- informações do cliente;
- CNPJ e outros itens de identificação.
3- Desatenção ao validar as notas
Outro entre os erros comuns na emissão de nota fiscal é a desatenção na hora de validar as notas. É interessante verificar se seu cadastro junto ao Fisco está completo ou se falta assinatura. Afinal, esse é um processo necessário para que o documento fiscal seja legítimo. Um fator importante nesse momento é o Certificado Digital, que funciona como a assinatura da empresa na NFe. Se você não o possui, contate uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Além do Certificado Digital, é importante estar atento aos outros fatores para validar a nota fiscal. Se houver erro, é preciso verificar se existem pendências com a Secretaria da Fazenda ou erros cadastrais.4- Confundir XML, DANFE e NFe
Confundir XML, DANFE e NFe também está dentro desses 6 erros comuns na emissão de nota fiscal. Afinal, eles estão relacionados, certo? Confira abaixo a definição de cada uma dessas siglas!- NFe (Nota Fiscal eletrônica) – essa nota é um documento fiscal, que deve ser emitido e armazenado em formato eletrônico. Ele tem o objetivo de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviço.
- DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) – trata-se de uma representação simplificada da NFe. Não possui valor fiscal e não precisa ser armazenada. Serve para acompanhar o trânsito das mercadorias.
- XML – esse é basicamente um formato específico de arquivo, utilizado no download de uma NFe.
5- Realizar a emissão manual das notas fiscais
Emitir a NF de maneira manual é outro entre os erros comuns. Isso porque, além de gerar gastos desnecessários, pode ser inviável. Afinal, se sua empresa precisa emitir um número elevado de notas fiscais, seria necessário muito tempo e organização. Dessa forma, a melhor opção é escolher um emissor de nota fiscal eletrônica. Entre as vantagens estão:- redução de custos;
- maior segurança;
- torna os processos fiscais mais simples e rápidos;
- permite um acesso às notas de forma inteligente;
- ganho de produtividade.
