Dicas de como organizar notas fiscais corretamente

Sendo documentos essenciais para as empresas, organizar notas fiscais e mantê-las acessíveis tornou-se de extrema importância para gestão financeira. Em situações que, por exemplo, for necessário utilizá-la para provar o pagamento de uma conta, basta dirigir-se à pasta em que a nota se encontra e apresentá-la. Além de evitar problemas com a fiscalização, organizar notas fiscais também ajuda na produtividade do ambiente, pois elimina desperdícios do departamento de contabilidade, otimizando outros processos. Por essa importância, o Nota Simples preparou este artigo com dicas para que você possa colocar em prática na hora de organizar notas fiscais. Para saber mais, continue acompanhando.

Saiba mais sobre como organizar notas fiscais

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1- Separe os documentos impressos em pastas

Primeiramente, você precisa de separá-las em lugares específicos. Quando se trata de notas físicas, você pode tentar em caixas ou pastas, por exemplo, separando-as por ano, mês, cliente, produtos e afins, criando um arquivo para elas com pastas suspensas, sanfonadas, ou de qualquer outro material, considerando o melhor para o volume de notas fiscais do seu departamento.

2- Defina categorias

Para tornar a organização ainda mais segmentada, de forma que ajude na procura das notas fiscais, você pode adotar algumas categorias e subcategorias para suas notas fiscais, como, por exemplo, entradas e saídas, tipo e data. Isso vale tanto para o seu arquivo físico quanto para arquivos do seu computador. Você também pode utilizar como categoria as datas de vencimento das notas, agrupando-as de acordo com a emissão ou vencimento próximos.

3- Tenha um backup das suas notas fiscais

Armazenar documentos no computador é uma maneira prática de se resolver algumas situações, porém não é sinônimo de segurança, pois qualquer coisa que aconteça com a máquina prejudicará seus documentos. Portanto, um backup das notas, em um pendrive ou HD externo, é essencial para garantir a segurança e integridade de seus documentos. Você também pode optar por organizar notas fiscais em nuvem, sendo acessíveis em qualquer dispositivo conectado à internet. Em relação aos documentos de maior importância e seu armazenamento digital, é necessário garantir sua proteção caso a máquina seja formatada.

4- Separe as notas com mais de 5 anos

Arquivo separado com cores para organizar notas fiscais

As notas fiscais, sejam físicas ou eletrônicas, precisam ser guardadas pelo período de cinco anos. No caso das notas que ultrapassaram o período, podem ser destinadas para um arquivo morto, tornando os arquivos que ainda serão requeridos pela fiscalização fiquem organizados e acessíveis.

5- Procure um sistema emissor de notas fiscais

Com a ajuda de um sistema emissor de nota fiscal eletrônica, as documentações fiscais e serão feitas de forma segura e acessível. Assim, a organizar notas fiscais será um processo mais facilitado. Para isso, você pode contar com o Nota Simples. Com planos acessíveis e eficazes, o Nota Simples pode ajudar você e sua empresa. Entre em contato conosco e saiba mais! Em nosso blog, encontre os últimos artigos que preparamos para você. Lá estão:

Confira algumas dicas de como organizar notas fiscais corretamente